Guide: Se préparer à l’évaluation des ESSMS

Préparer la visite d’évaluation HAS des ESSMS.​

Organisation logistique 📍 Salles et espaces: réserver salles d’entretiens, lieux de confidentialité, fléchage, badges et chevalets.​

🧰 Matériel: vérifier supports numériques, accès réseau, vidéoprojecteur, impressions nécessaires.​

🗓️ Planning: finaliser rétroplanning, créneaux des entretiens et temps de synthèse quotidiens.​

Mobilisation des personnes 👥 Participants: recenser professionnels, encadrement, gouvernance, CVS et “accompagnés traceurs”.​

✉️ Convocations: adresser invitations et informations pratiques, vérifier disponibilités et remplaçants.​

Information des parties prenantes 📣 Usagers et proches: communiquer objectifs, confidentialité, modalités d’entretien, droit d’être accompagné.​

🤝 Partenaires: informer des dates clés et points de coordination utiles au parcours.​

Préparation des éléments de preuve 🗂️ Liste de preuves: constituer un inventaire structuré par critères et thématiques HAS.​

💻 Accès évaluateurs: préparer un répertoire numérique sécurisé avec documents à jour.​

Liste et consentement “accompagnés traceurs” 🧭 Identification: établir un listing équilibré (profils/typologies) et recueillir consentements écrits.​

🔐 Confidentialité: rappeler droits, modalités d’entretien et gestion des données.​

Recueil et classement des documents 📑 Dossier “tronc commun”: projet d’établissement, politique de bientraitance, gestion des risques, plan d’actions, rapports annuels.​

🧾 Prouver la pratique: grilles d’entretiens types, preuves de communication aux usagers/partenaires, comptes rendus de réunions, plans de formation.​

🗃️ Arborescence: créer une arborescence simple (1_Référentiels, 2_Politiques, 3_Procédures, 4_Preuves terrain, 5_Formations, 6_Instances) et un index de consultation.​

Mise en place des PTC (pratiques transversales collectives) 📘 Documents et littératie: formaliser procédures, fiches réflexes et supports de formation court format sur traceur ciblé, audit système, bientraitance et droits.​

🎓 Formations: organiser “flash trainings” pour animateurs de groupes, rappel des critères impératifs et méthodes HAS; suivre les présents et évaluer les acquis.​

🔄 Transmissions: harmoniser transmissions orales/écrites jour-nuit; instaurer points “qualité minute” en relève.​

🧑‍⚕️🧑‍🤝‍🧑 Staff et instances: planifier staff pluridisciplinaires, comité qualité/risques, CVS renforcé avant visite, avec ordres du jour centrés preuves et droits.​

🗣️ Retours d’expérience: ouvrir un canal simple de signalements/REX (EI, plaintes, satisfactions) et analyser collectivement avec actions tracées.​

🗺️ Parcours et coordination: documenter la coordination externe (ex. PPCS, échanges CPTS) pour illustrer continuité et santé/prévention.​

Réunions de préparation 🧭 Kick-off: réunion de lancement avec rôles, calendrier et livrables; vérification disponibilité des évalués et salles.​

🧩 Réunions ciblées: points courts par thématique (bientraitance, droits, santé/prévention, autonomie, parcours) avec vérification des preuves associées.​

Jour J et restitution 🕘 Brief quotidien: point d’étape matinal/fin de journée pour ajuster plannings et fournir pièces complémentaires.​

🧾 Restitution: préparer une trame de restitution interne et plan d’actions mis à jour dans l’outil qualité.