Accès aux documents

L’accès des experts‑visiteurs HAS et des évaluateurs aux dossiers des résidents en EHPAD (ce que disent vraiment les textes)

Pour beaucoup de cadres, la question revient à chaque certification : « Sommes‑nous obligés de laisser les experts‑visiteurs consulter les dossiers de nos résidents ? » En EHPAD comme en établissement de santé, la réponse est oui, mais dans un cadre très encadré et sécurisé.

1. Certification : une obligation, pas une option La démarche d’évaluation externe (HAS pour les ESSMS) n’est pas un service facultatif que l’on accepte ou non selon ses préférences. Elle découle du Code de l’action sociale et des familles et du dispositif réglementaire qui impose une évaluation de la qualité par un organisme habilité.

Concrètement, cela implique pour l’EHPAD :

de se soumettre à la procédure d’évaluation externe selon le manuel HAS,

de permettre aux évaluateurs d’accéder aux éléments nécessaires : entretiens, observations, consultation documentaire, y compris des dossiers de résidents.

Les textes HAS précisent que l’évaluation repose sur trois outils d’investigation : entretiens, observations, consultation documentaire, et que celle‑ci ne peut pas être purement théorique : il faut accéder aux documents réels, dont les dossiers individuels.

2. Quel est le fondement de cet accès ? Pour le secteur sanitaire, l’article L1414‑4 du Code de la santé publique prévoit que les médecins experts mandatés pour les missions de l’agence peuvent accéder aux données de santé à caractère personnel « uniquement si ces données sont strictement nécessaires à l’exercice de leur mission ».

Dans le champ social et médico‑social, le manuel d’évaluation rappelle que :

la qualité est appréciée à partir d’une analyse combinée des entretiens, observations et documents,

certains éléments de preuve « peuvent être fournis en amont de la visite notamment les procédures ou autres documents décrivant l’organisation mise en place »,

la consultation documentaire doit permettre de vérifier la cohérence entre ce qui est déclaré et ce qui est réellement mis en œuvre dans les dossiers.

En clair :

les évaluateurs n’ont pas un « droit de curiosité » illimité,

mais ils doivent pouvoir accéder aux dossiers lorsqu’ils en ont besoin pour vérifier la mise en œuvre effective des droits, du projet personnalisé, de la prévention des risques, du recueil des plaintes, etc.

3. Secret professionnel et données sensibles : ce qui est protégé L’accès au dossier d’un résident ne signifie pas la fin du secret professionnel, bien au contraire.

Les garanties sont les suivantes :

les personnes mandatées dans le cadre de la procédure d’évaluation externe sont soumises à une obligation de secret professionnel, à l’image de ce que prévoit la HAS pour ses experts‑visiteurs en santé (secret professionnel et strict encadrement de l’usage des données).

l’accès est limité aux éléments strictement nécessaires à la mission d’évaluation, et uniquement pendant le temps de la visite.

les rapports d’évaluation, comme les rapports de certification en santé, ne contiennent pas de données nominatives sur les résidents : ils s’appuient sur des exemples anonymisés et des constats globalisés.

Le manuel HAS insiste par ailleurs sur la protection des données personnelles :

ne pas retranscrire d’éléments permettant d’identifier directement ou indirectement les personnes,

privilégier la reformulation plutôt que les verbatim,

limiter la mention de données sensibles au strict nécessaire.

4. Que se passe‑t‑il en cas de refus d’accès ? Si un établissement refuse de manière générale l’accès aux dossiers aux évaluateurs, ceux‑ci ne peuvent plus exercer correctement leur mission : impossible de vérifier la réalité du projet personnalisé, des décisions de restriction de liberté, du traitement des plaintes, ou de la gestion des événements indésirables.

Dans les procédures HAS (côté sanitaire), il est prévu que :

la visite peut être suspendue si l’établissement ne permet pas aux experts d’exercer leur mission,

la certification peut être refusée ou délivrée à un niveau très dégradé,

les autorités de tutelle (ARS) peuvent être informées des difficultés rencontrées.

Transposé au médico‑social, un refus généralisé d’accès aux dossiers nécessaires à l’évaluation peut donc être analysé comme :

un manquement grave à la procédure d’évaluation,

une entrave à la mission de service public d’évaluation de la qualité,

un facteur de risque important pour la décision finale (appréciation globale, recommandations, éventuelles injonctions).

Il n’est pas nécessaire, pour autant, de parler de « faute pénale » ou disciplinaire de manière automatique ; ce que l’on peut dire solidement, c’est que c’est un manquement majeur susceptible de faire échouer la démarche d’évaluation et d’entraîner des suites de la part de l’autorité de contrôle.

5. Le vrai sujet pour un EHPAD : organiser un accès sécurisé et compris de tous Pour un cadre d’EHPAD, le bon angle n’est pas : « comment empêcher l’accès ? », mais : « comment l’encadrer correctement ? ».

Quelques repères opérationnels :

Définir une procédure interne claire : qui accompagne les évaluateurs lorsqu’ils consultent un dossier, sur quel poste, avec quels droits d’accès, et comment la traçabilité est assurée.

Informer les équipes que la consultation des dossiers par les évaluateurs s’inscrit dans la démarche d’évaluation externe et reste soumise au secret professionnel.

Vérifier la conformité de votre dossier informatisé (ou papier) au regard du RGPD et des référentiels CNIL : gestion des droits d’accès, traçabilité, durée de conservation.

Préparer en amont une sélection de dossiers représentatifs pour les traceurs et audits, de façon à répondre aux demandes des évaluateurs sans improvisation.

En pratique, les évaluateurs ne demandent pas à « fouiller » tous les dossiers, mais à accéder à quelques dossiers tracés pour vérifier :

l’existence du projet personnalisé et de ses réévaluations,

la mention des mesures de restriction de liberté et leur réévaluation,

la traçabilité des plaintes, des événements indésirables, des décisions collégiales, etc.

C’est sur ces points que se joue réellement la qualité de la visite.