Documents administratifs obligatoires

La loi du 2 janvier 2002 (CASF) fait des principaux documents administratifs – livret d’accueil, règlement de fonctionnement, contrat de séjour/document individuel, projet d’établissement, charte des droits, conseil de la vie sociale, médiation – de véritables outils de garantie des droits des usagers, et non de simples formalités.

Ils ont pour objet d’assurer une information claire, la participation des personnes, la transparence des prestations et des coûts, ainsi que la prévention des maltraitances, dans le respect des principes éthiques et du projet d’établissement définis aux articles L.311‑3, L.311‑4 et L.311‑8 du CASF.

1. Livret d’accueil Contenu minimal attendu :

Présentation de la structure : identité, statut, capacité, public accueilli, coordonnées, horaires d’accueil.

Droits et libertés : renvoi ou intégration de la Charte des droits et libertés, charte de la personne accueillie, modalités d’exercice des droits (personne de confiance, accès au dossier, recours).

Règlement de fonctionnement : règles de vie collective, visites, sorties, respect de l’intimité, libertés d’aller et venir, convivialité.

Modalités d’accueil : déroulement de l’admission, période d’essai, présentation de l’équipe, description synthétique des prestations.

Dispositifs de plaintes/réclamations et signalements : comment déposer une plainte, recours internes, personnes qualifiées, numéro 3977, modalités de réponse.

Dispositifs de prévention de la maltraitance, droits à l’image, libertés de culte et de circulation, confidentialité des données.

2. Projet d’établissement / de service Contenu minimal attendu :

Valeurs et principes : bientraitance, respect des droits, éthique, prévention de la maltraitance (souvent un chapitre dédié).

Analyse des besoins du public accueilli et objectifs d’accompagnement (autonomie, santé, vie sociale, participation).

Organisation des accompagnements : modalités de projet personnalisé, participation des usagers, place des proches, continuité des parcours.

Organisation des soins et de la prévention (mesures sur risque médicamenteux, risques infectieux, gestion de la douleur, fin de vie).

Stratégie qualité / gestion des risques : gestion des événements indésirables, plaintes, évaluation interne/externe, indicateurs, liens avec les critères impératifs.

Politique RH et formation : compétences requises, plan de formation, accueil des nouveaux, QVT.

Inscription dans le territoire : partenariats, projets communs, ouverture et actions d’inclusion.

3. Règlement de fonctionnement Contenu minimal attendu :

Conditions d’admission et de sortie : critères, procédures, ruptures de séjour, gestion des absences.

Règles de vie collective : respect des personnes, heures de repas, de visites, usage des locaux communs, gestion du tabac et des conduites à risque.

Droits et devoirs de la personne : respect des autres résidents, du personnel, des biens, participation à la vie de l’établissement.

Mesures de protection et sécurité : libertés d’aller et venir, gestion des risques (fugues, chutes, violences), application du plan bleu.

Modalités d’utilisation du linge, des effets personnels, des moyens de communication (téléphone, internet…).

4. Contrat de séjour (ou document individuel de prise en charge) Contenu minimal attendu :

Identification des parties : établissement, personne accompagnée, représentant légal.

Objet et durée de l’accueil, type de prise en charge (temporaire, permanente, etc.).

Description des prestations garanties : hébergement, restauration, soins, animation, accompagnement social, prestations facultatives.

Conditions financières : tarif journalier, suppléments, facturation, révision des prix, aides mobilisables.

Droits spécifiques intégrés ou annexés : personne de confiance, directives anticipées, droit à l’image, consentement, modalités de recours.

Référence au projet personnalisé et à ses modalités de révision (au moins annuelle).

5. Charte(s) de droits et de bientraitance Au minimum :

Charte des droits et libertés de la personne accueillie (version à jour du CASF ou équivalent) annexée au livret et/ou au contrat.

Éventuellement charte interne de bientraitance, validée en instances, avec principes, exemples de postures attendues, engagements de l’ESSMS.

6. Projet personnalisé / projet d’accompagnement Même si ce n’est pas un « document administratif » au sens juridique, c’est une pièce réglementaire centrale :

Recueil des données initiales : histoire de vie, habitudes, préférences, risques, souhaits de la personne.

Objectifs d’accompagnement : autonomie, confort, vie sociale, santé, projets spécifiques.

Actions prévues : qui fait quoi, quand, avec quels moyens, en lien avec les risques identifiés (chute, dénutrition, fugue, etc.).

Association de la personne et de son entourage : mentions explicites de la co‑construction et des arbitrages.

Échéances de réévaluation et traces des révisions au moins annuelles.

7. Autres documents « administratifs » structurants

RAMA : Arrêté du 6 février 2026 : modèle RAMA EHPAD cf journal officiel notamment : Derrière une apparente trame technique se dessine un changement plus profond: le passage progressif d’une logique narrative et clinique vers une logique de pilotage par la donnée. Standardisation nationale, comparabilité des indicateurs, structuration fine des informations médicales : tout concourt à rendre les établissements lisibles à distance, dans une perspective populationnelle et gestionnaire.

Plan de gestion de crise / plan bleu : scénarios, organisation, contacts, modalités de communication interne/externe, actualisation.

Plan de prévention de la maltraitance et procédure de signalement : cartographie des risques, circuits interne/externe, liens 3977 et autorités.

Procédure plaintes et réclamations + registre : modalités de recueil, délais de réponse, analyse en équipe, retour aux plaignants.

Procédure événements indésirables : définition, fiche, circuit de traitement, analyse, plan d’actions, lien avec la démarche qualité.

DUERP et plan de formation (côté RH) : prévention des risques professionnels, politique de compétences, accueil des nouveaux.