Accès aux documents

2026-04-21T11:42:43+02:00

L’accès des experts‑visiteurs HAS et des évaluateurs aux dossiers des résidents en EHPAD (ce que disent vraiment les textes)

Pour beaucoup de cadres, la question revient à chaque certification : « Sommes‑nous obligés de laisser les experts‑visiteurs consulter les dossiers de nos résidents ? » En EHPAD comme en établissement de santé, la réponse est oui, mais dans un cadre très encadré et sécurisé.

1. Certification : une obligation, pas une option La démarche d’évaluation externe (HAS pour les ESSMS) n’est pas un service facultatif que l’on accepte ou non selon ses préférences. Elle découle du Code de l’action sociale et des familles et du dispositif réglementaire qui impose une évaluation de la qualité par un organisme habilité.

Concrètement, cela implique pour l’EHPAD :

de se soumettre à la procédure d’évaluation externe selon le manuel HAS,

de permettre aux évaluateurs d’accéder aux éléments nécessaires : entretiens, observations, consultation documentaire, y compris des dossiers de résidents.

Les textes HAS précisent que l’évaluation repose sur trois outils d’investigation : entretiens, observations, consultation documentaire, et que celle‑ci ne peut pas être purement théorique : il faut accéder aux documents réels, dont les dossiers individuels.

2. Quel est le fondement de cet accès ? Pour le secteur sanitaire, l’article L1414‑4 du Code de la santé publique prévoit que les médecins experts mandatés pour les missions de l’agence peuvent accéder aux données de santé à caractère personnel « uniquement si ces données sont strictement nécessaires à l’exercice de leur mission ».

Dans le champ social et médico‑social, le manuel d’évaluation rappelle que :

la qualité est appréciée à partir d’une analyse combinée des entretiens, observations et documents,

certains éléments de preuve « peuvent être fournis en amont de la visite notamment les procédures ou autres documents décrivant l’organisation mise en place »,

la consultation documentaire doit permettre de vérifier la cohérence entre ce qui est déclaré et ce qui est réellement mis en œuvre dans les dossiers.

En clair :

les évaluateurs n’ont pas un « droit de curiosité » illimité,

mais ils doivent pouvoir accéder aux dossiers lorsqu’ils en ont besoin pour vérifier la mise en œuvre effective des droits, du projet personnalisé, de la prévention des risques, du recueil des plaintes, etc.

3. Secret professionnel et données sensibles : ce qui est protégé L’accès au dossier d’un résident ne signifie pas la fin du secret professionnel, bien au contraire.

Les garanties sont les suivantes :

les personnes mandatées dans le cadre de la procédure d’évaluation externe sont soumises à une obligation de secret professionnel, à l’image de ce que prévoit la HAS pour ses experts‑visiteurs en santé (secret professionnel et strict encadrement de l’usage des données).

l’accès est limité aux éléments strictement nécessaires à la mission d’évaluation, et uniquement pendant le temps de la visite.

les rapports d’évaluation, comme les rapports de certification en santé, ne contiennent pas de données nominatives sur les résidents : ils s’appuient sur des exemples anonymisés et des constats globalisés.

Le manuel HAS insiste par ailleurs sur la protection des données personnelles :

ne pas retranscrire d’éléments permettant d’identifier directement ou indirectement...